Nije važno što radite ili gdje radite – svi traže načine da budu što produktivniji za moj posao. Ali prekomjerne količine kofeina i sastavljanje popisa neće vas pretjerano približiti dostizanju vrhunske razine produktivnosti.
Dakle, zašto smo svi toliko opsjednuti produktivnošću? Jesu li plaća preniska? Vjerojatno je to zato što je u ovom digitalnom dobu teže obaviti zadatak i izbjeći ometanje, nego stvarni moj posao. Da ne spominjemo kako je osjećaj produktivnog radnog dana pomalo euforičan.
Ova potraga za produktivnijim radnim danom dovela je do određene zablude o tome što je zapravo produktivnost – a to je puno više od provjeravanja zadataka s popisa obaveza. Istinski produktivni ljudi nisu usredotočeni na to da rade više stvari; ovo je zapravo suprotno od produktivnosti. Ako stvarno želite biti produktivni, morate se potruditi raditi manje stvari. Produktivnost je nešto što uvijek lijepo ukrasi svaki životopis.
Kako bismo otkrili tajnu produktivnijeg radnog dana, prenosimo razgovor sam sa stručnjakom za upravljanje projektima i produktivnost – Tony Wongo. Pružio je odličan uvid u ono što on i drugi istomišljenici rade tijekom radnog tjedna.
Napravite mjesta za veću produktivnost stavljanjem ovih navika u igru:
- Prepolovite popis obaveza. Obavljanje stvari tijekom radnog dana na moj posao ne bi trebalo značiti uklapanje u dopuštenih osam sati što je više moguće. Trebate li doista tih 30 zadataka na popisu obaveza? Zauzmite pristup manje je više svom popisu obaveza tako da se usredotočite samo na rješavanje stvari koje su važne.
- Pravite više pauza. „Bol u mozgu“ nakon nekoliko dugih sati rada trebao bi biti vaš signal da napravite pauzu. Budući da je vaš mozak potrošio glukozu, dajte si trenutak da se osvježite odlaskom u šetnju, ručkom ili međuobrokom ili samo meditacijom. Vratit ćete se napunjeni i spremni za postizanje veće učinkovitosti.
- Slijedite pravilo 80/20. Samo 20 posto onoga što radite svaki dan daje 80 posto vaših rezultata. Uklonite stvari koje vam nisu važne tijekom radnog dana — one imaju minimalan učinak na vašu ukupnu produktivnost. Na primjer, razdijelite svoj sljedeći projekt na korake i sustavno uklanjajte zadatke sve dok ne završite s 20 posto koji dobivaju 80 posto rezultata.
- Iskoristite jutro da se usredotočite na sebe. Veliki je ubojica produktivnosti započeti jutro provjerom e-pošte i kalendara. To omogućuje drugima da diktiraju što ćete postići. Započnite dan kako treba tako što ćete ujutro zanemariti svoju e-poštu i dobro doručkovati, čitati vijesti, meditirati ili vježbati. To će osigurati da imate potrebno gorivo za produktivan dan.
- Riješite svoje zahtjevne zadatke prije ručka. Završite najizazovniji moj posao kada vam je mozak svjež. Ako imate naporan posao ili sastanke, sačuvajte ih za poslijepodne. Raspoređujući dan na ovaj način, moći ćete stvoriti novi i produktivniji način upravljanja vremenom.
- Poboljšajte svoju e-mail etiketu. E-pošta je ubojica produktivnosti i obično odvlači pažnju od zadataka koji su zapravo važni – nemojte upasti u ovu zamku produktivnosti. U pravilu, ako primite e-poruku u kojoj je mnogo ljudi označeno kao kopija, učinite svima uslugu tako da im u svom odgovoru dodate BCC. Ako vaš lanac e-pošte prelazi dva odgovora, vrijeme je da podignete slušalicu.
- Stvorite sustav. Vjerojatno ste tijekom godina razvili nekoliko navika koje uništavaju produktivnost. Upravljajte načinima koji vas ometaju stvaranjem sustava. Za one od vas koji kompulzivno provjeravaju svoju e-poštu, planirajte jutarnji, popodnevni i večernji termin za upravljanje pristiglom poštom. Inače ćete tijekom dana biti ometeni od ostvarivanja važnijih ciljeva.
- Prestanite brkati produktivnost s lijenošću. Iako to nitko ne voli priznati, čista lijenost je glavni uzrok gubitka produktivnosti. Zapravo, brojne takozvane metode uštede vremena – uzmimo sastanke i e-poštu za primjer – zapravo su samo načini da se izvučete iz stvarnog posla. Usmjerite svoj fokus na obavljanje stvari koje su najvažnije što učinkovitije i učinkovitije.
- Prestanite obavljati više zadataka. Prestanite pokušavati raditi 10 stvari odjednom! Mijenjanje zadataka na moj posao više od 10 puta dnevno smanjuje vaš IQ u prosjeku za 10 bodova. Obavljajte stvari djelotvornije i učinkovitije usredotočujući se na jedan zadatak u isto vrijeme.
Manje je više kada je riječ o produktivnosti tijekom radnog dana. Držite se osnova za postizanje produktivnosti.