U današnjem dobu, povećanje produktivnosti na moj posao je izazovno. Sadašnji radnici moraju se nositi s ometanjima poput Instagrama, koronavirusnih obavijesti i drugih distrakcija. Koncept multitaskinga dodatno pogoršava situaciju jer ometa fokusiranje na zadatak.
Nicola Brown, klinička psihologinja i stručnjakinja za učinkovitost iz Novog Zelanda, naglašava da svaki put kad prebacimo pažnju s jednog zadatka na drugi, gubimo fokus. Iako nam multitasking može biti privlačan jer izaziva oslobađanje dopamina u mozgu, kako bismo dovršili zadatak, moramo se usredotočiti na njega dovoljno dugo.
Evo nekoliko savjeta s portala Monster koji će vam pomoći da ostanete fokusirani i uspješno ispunite svoje obveze na moj posao.
Fokusirajte se na važnost
Globalna pandemija koronavirusa prisilila nas je da preispitamo svaki aspekt našeg života. Ako vidite smisao u svom radu, bit ćete produktivniji, što će rezultirati većim postignućima. Na početku dana, zapitajte se što volite na moj posao i kakvu vrijednost stvarate za svoje kolege ili klijente. To će vam dati trenutni pozitivan impuls i osobnu energiju.
Postavite vrijeme za pregledanje e-pošte
Kada razmišljate o tome kako biti produktivniji, neizbježno ćete razmišljati i o e-pošti. Ako cijeli dan provodite provjeravajući pristiglu poštu za moj posao, imat ćete manje vremena za usredotočivanje na svoje zadatke.
Postavite tri dnevna vremenska intervala za pregledanje e-pošte. Istraživanja pokazuju da nam je potrebno 64 sekunde da se ponovo usredotočimo na zadatak nakon pregleda e-pošte, pa provjera e-pošte u tri dnevna intervala može uštedjeti do 20% vremena.
Organizirajte svoj popis obveza i sastavite prioritete
Ako želite biti produktivniji na moj posao, važno je da svoje obveze organizirate na pravi način. Prvi korak u tome je sastavljanje jedinstvenog popisa obveza, umjesto da imate razbacane popise po stolu, frižideru ili bilješke na papirićima. Nakon toga, odaberite pet do deset najvažnijih zadataka i postavite prioritete. Time ćete skratiti svoj popis obveza i moći se bolje usredotočiti na ono što je zaista bitno.
Izradite popis stvari koje ne želite raditi
Kad odredite koje su najvažnije obaveze na koje se trebate usredotočiti tijekom dana, napravite drugi popis stvari koje nećete raditi kako biste mogli posvetiti prioritetima svoju pažnju.
Možete zapisati, na primjer, da nećete provjeravati društvene mreže dok ne završite s pisanjem članka ili da nećete pregledavati svoje tekstove prije slanja dnevnog reda sastanka.
Bilježenjem stvari koje nećete raditi na moj posao postajete svjesni onoga što vas ometa i možete se lakše vratiti prvobitnom zadatku kada osjetite potrebu da se prebacite na novi zadatak.
Mudro rasporedite svoje vrijeme
Nemojte upadati u zamku provođenja cijelog dana na Zoom sastancima, odgovaranja na e-poštu i završavanja hitnih zadataka.
Odredite strogo vrijeme koje ćete posvetiti određenom zadatku jer to je trik koji se temelji na odgovornosti. To će vas natjerati da se pridržavate rasporeda. Ako drugi ljudi mogu vidjeti vaš kalendar, označite vrijeme kada ste zauzeti kako biste bili neometani i bez sastanaka.
Utvrđivanje najproduktivnijeg doba dana
Pokušajte identificirati kada tijekom dana ste najproduktivniji. Jeste li najusredotočeniji ujutro nakon ispijanja kave ili nakon što ste se malo opustili kasnije tijekom dana? Na temelju toga, prilagodite svoj raspored i zadatke.
Ako shvatite da možete biti fokusirani samo jedan sat, uzmite kratku stanku nakon svakog sata kako biste vratili koncentraciju. Nemojte pokušavati obaviti više zadataka istovremeno jer se time smanjuje učinkovitost. Umjesto toga, usredotočite se na pojedinačne zadatke kako biste bili produktivniji.
Pravilo pet minuta
Uvedite “pravilo pet minuta” kako biste poboljšali učinkovitost. Ako možete obaviti neki zadatak za pet minuta ili manje, obavite ga odmah. Nemojte ga beskonačno odlagati jer ćete kasnije morati potrošiti vrijeme i ponovo se prisjetiti o čemu se radi.
Kada provodite minutu ili više pokušavajući razumjeti zadatak, ali ga ne obavite odmah, morat ćete se kasnije ponovo prisjetiti o čemu je riječ. To može dovesti do gubitka vremena i smanjene produktivnosti. Stoga, ako možete obaviti neki zadatak za pet minuta ili manje, učinite to odmah kako biste uštedjeli vrijeme i povećali učinkovitost.
Praćenje vašeg napretka
Pratite svoj napredak i proslavite postignuća, velika i mala. To može biti izazovno kada se nalazite usred stresnog projekta, ali ne smijete zaboraviti uživati u svojim uspjesima. Stoga, vodite evidenciju svojih postignuća i svakog tjedna ih pregledajte kako biste bili sigurni da se približavate svojim ciljevima.
Uzmite pravu vrstu pauze
Iako je važno ostati fokusiran, također je važno uzeti pauze kada vam je potrebno. Međutim, pokušajte izbjegavati često prekidanje, kao što je uzimanje petominutnih pauza svakih pet minuta. Umjesto toga, uzmite kratku pauzu od pet minuta da biste obnovili energiju i ponovo se usredotočili na svoj rad. Napravite nekoliko istezanja, popijte vodu, prošetajte, meditirajte ili pozdravite svoje kolege. Ove kratke pauze mogu pomoći da se osjećate manje stresno i povećaju vašu produktivnost.